EAM = Emang Ada Masalah?

Oleh : Ngurah Adnyana – Direktur Operasi Jawa Bali.

Pagi itu beberapa penari tarian Cak Dag – tarian Cak yang sudah lama tidak dimainkan – yang semuanya ada 8 laki-laki, menari dengan semangat tinggi. Pakaiannya warna-warni dengan dominan warna merah. Seorang penari yang berperan sebagai pemimpin penari bertanya pada seorang anggota penari : “Saat ini kita lagi senang, karena kita akan segera menerapkan EAM. Tahukah kamu apa itu EAM ?” Penari yang ditanya langsung menjawab : “EAM itu……. Emang Ada Masalah ?” dan semua orang tertawa…..! Pemimpin penari langsung menyela : “Salah…salah…!” Kemudian penari lain menjawab: “EAM itu singkatan dari Enterprise Asset Management” dan semua orang bertepuk tangan….!

Itulah pembukaan dari acara Kick-Off Implementasi EAM Distribusi yang dilaksanakan di kantor PLN Distribusi Bali pada tanggal 10 Desember 2012 lalu. Semua penari Cak tadi adalah pegawai PLN Distribusi Bali yang memang senang menari. Tapi walaupun bisa menyebut EAM singkatan dari Enterprise Asset Management, para penari Cak ini kemungkinan besar belum tahu arti, fungsi dan manfaat menerapkan EAM atau manajemen aset di PLN.

Lalu apa itu EAM ? Kenapa perlu menerapkan EAM di PLN ?

Untuk memahami latar belakang penerapan EAM, perlu diceritakan latar belakangnya ketika PLN mencanangkan program metamorfosis atau transformasi PLN. Dalam rekomendasi konsultan McKinsey yang dikontrak PLN untuk merumuskan program metamorfosis PLN tahun 2009, ditetapkan beberapa workstream atau bidang kerja utama yang harus digarap untuk mewujudkan PLN sebagai perusahaan listrik yang modern. Bidang kerja utama itu antara lain energi primer, commercial excellence, procurement excellence….. dan salah satu bidang kerja utama yang wajib dilaksanakan adalah operation excellence atau mewujudkan kinerja operasi yang unggul.

Untuk melaksanakan operation excellence, ditetapkan dua program utama yaitu penerapan OPI (Operation Performance Improvement) dan Asset Management. OPI sudah berjalan baik diterapkan di seluruh Unit Jawa Bali. Di region Indonesia Barat dan Indonesia Timur juga sudah mulai diterapkan OPI secara bertahap. Sudah ada penanggung jawab OPI, sudah ada OPI Coach-nya, sudah ada program quick win.

Walaupun demikian, penerapan OPI masih harus dilanjutkan dengan fasa berikutnya yaitu membangun kualitas (quality) dan keberlanjutan (sustainability) OPI yang akan dimulai pada tahun 2013.

Setelah OPI bergulir, saatnya sekarang menerapkan manajemen aset atau EAM itu. Penerapan EAM bertujuan menghasilkan kinerja operasi yang unggul dengan fokus pada optimasi pemanfaatan aset, disamping tujuan efisiensi finansial dan memitigasi resiko.

Modul apa yang dipakai dalam implementasi EAM ?

Untuk mengimplementasikan EAM, Direksi sudah menetapkan untuk memanfaatkan modul PM (plant maintenance) dari SAP. Lisensi modul PM ini sudah kita miliki sehingga PLN tidak perlu mengeluarkan biaya lagi. Lagi pula modul PM ini dengan mudah dapat diintegrasikan dengan modul ERP (Enterprise Resource Planning) yang juga dari SAP. ERP yang mengotomatisasi manajemen keuangan (FM), manajemen SDM (HR) dan manajemen material (MM), juga sudah diimplementasikan di Jawa Bali dan Sumatra.

Apa cukup dengan memiliki modul aplikasi sudah bisa menerapkan EAM ?

Lha, pasti tidak cukup! Untuk bisa menjalankan EAM perlu data input. Tanpa data yang dimasukkan sebagi input tentu aplikasi tidak bisa difungsikan. Lalu pertanyaan berikutnya data model apa yg dibutuhkan ? Apa cukup data iseng-iseng?

Lha, pastilah bukan data iseng-iseng. Kalau data inputnya iseng-iseng, hasilnya juga iseng-iseng. Sesuai istilah orang-orang IT ‘garbage in, garbage out…!’ Data input ini haruslah data yang bisa diterima di modul PM. Untuk itulah Direksi sudah menerbitkan Keputusan Direksi No. 1488.K/DIR/2011 tentang Standarisasi Struktur Data Aset Jaringan Distribusi Tenaga Listrik. Jadi kalau unit-unit Distribusi atau Wilayah membangun data base aset jaringan distribusi, haruslah mengacu pada KepDir-1488 ini. Tidak boleh membangun data base aset di luar ketentuan ini !

Apakah cukup dengan data aset sesuai KepDir-1488 langsung bisa mengimplementasikan EAM Distribusi? Tentu saja belum cukup!

Pencanangan atau Kick-Off Implementasi EAM Distribusi di PLN Distribusi Bali pada tanggal 10 Desember 2012 ini dimaksudkan sebagai awal penerapan EAM Distribusi di PLN. Distribusi Bali ditunjuk sebagai pilot proyek karena paling siap dengan data aset jaringan distribusinya. Distribusi Bali sudah mempunyai data aset jaringan distribusi dalam bentuk eMap (electronic map) atau peta elektronik jaringan distribusi.

Sambil mempersiapkan implementasi EAM, Distribusi Bali juga sedang merubah eMap yang saat ini berbasis desktop, menjadi berbasis web. Tujuannya software aplikasi eMap berbasis web yang sudah dimiliki PLN ini bisa juga dimanfaatkan oleh seluruh Unit PLN di Indonesia. Penerapan EAM di Bali ini sekaligus mendukung persiapan PLN Distribusi Bali sebagai Anak Perusahaan Distribusi (retail business) PLN.

Lalu kapan EAM bisa diterapkan secara penuh?

Pelaksanaan atau go-live EAM distribusi di Bali akan dilakukan secara bertahap. Di Kantor Distribusi dan Area Bali Utara ditargetkan Juli 2013 dan pada September 2013 sudah harus diterapkan di seluruh Bali. Di sisi lain e-Map berbasis web juga harus sudah siap pada Juli 2013. Ini target resmi ! Tapi saya yakin target ini bisa diselesaikan lebih awal. Kenapa ?

Ada 2 alasan EAM Distribusi bisa diimplementasikan lebih awal di Bali.
Pertama, dari sisi data aset jaringan, Distribusi Bali sudah sangat siap karena datanya selalu di update setiap hari dan sudah masuk proses bisnis pelayanan pelanggan. Tanpa melalui proses updating data, maka proses bisnis pelayanan pelanggan tidak bisa jalan.
Kedua, teman-teman di Bali sudah IT minded dan punya pengalaman menerapkan modul aplikasi ERP, AP2T, P2APST, APKT dan aplikasi lainnya. PLN Distribusi Bali yang pertama bisa Go-Live menerapkan ERP tahun 2005.

Sebetulnya ada alasan lainnya kenapa EAM bisa diselesaikan lebih awal di Bali. Apa itu ? Asal boleh menari seperti tari Cak-Dag diatas, maka semua pekerjaan akan selesai dengan sendirinya….! Betulkah? He…he…silahkan teman-teman di Bali yang menjawabnya !

Bagaimana dengan penerapan EAM Distribusi di Jawa dan Indonesia?

Setelah belajar dari pilot proyek EAM di Bali ini, selanjutnya EAM Distribusi akan diterapkan di Jawa dan seluruh Indonesia. Tapi ada syaratnya. Unit-unit yang belum memiliki data aset jaringan mutahir (up to date) haruslah menyempurnakan dulu data aset jaringannya! Pertama struktur data base aset jaringan distribusi harus sesuai sesuai struktur data base seperti diatur oleh KepDir-1488. Setelah itu data asetnya harus berbasis web. Barulah kemudian bisa menerapkan EAM.

Dengan demikian eMap berbasis web harus sudah siap tahun 2013 dan penerapan EAM Distribusi di Jawa ditargetkan selesai akhir 2014. Pada tahun berikutnya akan diikuti oleh unit-unit PLN di Indonesia Barat dan Indonesia Timur.

Saat acara Go-Live AP2T di Banda Aceh tanggal 14 Desember 2012 yang dihadiri hampir seluruh Direksi PLN untuk menandai penerapan AP2T se-Indonesia, yang disertai penampilan tarian Saman – tarian Aceh yang bersemangat dan terkenal itu – ternyata Wilayah Aceh yang terakhir mengimplementasikan AP2T diantara seluruh unit Distribusi dan Wilayah di Indonesia. Ketika dari atas panggung acara saya tantang teman-teman di Aceh : “Apakah bisa menerapkan EAM Distribusi mendahului Wilayah lain di Indonesia Barat dan Timur?” teman-teman Aceh yang membanjiri gedung pertemuan yang megah itu dengan lantang menjawab : “Bisa….!!”

Nah, kini saatnya teman-teman di Aceh membuktikan diri tidak menjadi yang terakhir. Bila perlu implementasi EAM Distribusi bersamaan dengan penerapan EAM di Jawa tahun 2014. Apakah bisa? Tergantung komitmen teman-teman di Aceh. Waktu yang akan menjawabnya!!

Lalu bagaimana Implementasi EAM di sisi penyaluran dan sisi pembangkitan?

Penerapan EAM di sisi pembangkitan sebetulnya sudah lebih dulu dimulai. EAM pembangkitan sudah diterapkan di PT.PJB sejak tahun 2004 memakai modul Ellipse dan malahan tahun ini, sudah mendapat penghargaan PASS 55 untuk penerapan aset manajemennya. EAM di Unit Pembangkitan Tanjung Jati B, juga sudah diterapkan sejak dioperasikan tahun 2006 dan di PT. Indonesia Power dimulai 2009. Keduanya dengan modul Maximo.

Untuk memperluas penerapan EAM di pembangkitan PLN, saat ini sedang berlangsung proyek pengadaan aplikasi dan implementor EAM yang diharapkan sudah didapat hasilnya pada semester I-2013 ini. Selanjutnya proses implementasinya akan diterapkan di beberapa Unit Pembangkit di Jawa dan Sumatra.

Unit Pembangkitan Jawa Bali (UPJB) yang banyak mengelola PLTU Cina, masih dalam fasa menata data aset Pembangkit Cina yang memerlukan kerja ekstra keras, mengumpulkan data, merubah data dan istilah bahasa Cina menjadi bahasa Inggris dan Indonesia.

Pak Bagiyo Riawan – Direktur Pengadaan Strategis, yang kalau di Rapat Direksi disebut Embahnya pembangkitan – minggu lalu juga ke Balikpapan untuk memberi pencerahan tentang EAM Pembangkitan kepada teman-teman manajer Sektor di Wilayah Kaltim. Pilot proyek EAM Pembangkitan akan diterapkan di PLTG Samberah Kaltim.

Disisi penyaluran, para Kepala Divisi Transmisi Direktorat Operasi, Kepala Divisi Sistem Informasi dan GM P3B-JB & P3BS sudah sepakat untuk menerapkan EAM Transmisi mulai 2013 dengan memanfaatkan modul PM dari SAP yang lisensinya sudah dimiliki PLN. P3B JB dan P3BS sudah punya data PST (Peralatan Sistem Transmisi) dan FOIS (Forced Outages Information System) sebagai data base aset jaringan transmisi. Kick-offnya direncanakan pada Januari 2013 dan diharapkan siap beroperasi penuh pada akhir 2013.

PLN Wilayah di Indonesia Timur yang mempunyai jaringan transmisi, juga diharapkan bisa bersama-sama P3B mulai menerapkan EAM pada 2013 sehingga pada akhir 2014 sudah beroperasi.

Jadi secara aplikasi sebagian besar Unit PLN sudah akan menerapkan EAM pada akhir 2014. Tinggal kesiapan mindset pegawai dan komitmen manajemen. Aktivitas OPI diharapkan dapat membantu menyiapkan mindset pegawai. Disisi lain komitmen para GM dan Manajer unit dituntut sebagai pengawal implementasi EAM. Dengan demikian saya berharap implementasi OPI dan EAM itu akan menjadi satu kesatuan pendukung utama terwujudnya Operational Excellence pd 2015 !

Apakah dengan menerapkan EAM atau otomatisasi proses bisnis, PLN sudah menjadi perusahaan Modern? Tentu saja belum!

Otomatisasi proses bisnis di PLN sebetulnya sudah lama dimulai khususnya disisi keuangan, SDM dan pelayanan pelanggan. Mulai dari penerapan P2APST (pengelolaan dan pengawasan arus pendapatan secara terpusat) sudah diimplementasikan sejak 2011. ERP sudah diterapkan tahun 2005 di Jawa Bali, kemudian dilanjutkan di Sumatera dan Sulawesi. Tahun 2013 akan diteruskan lagi di Kalimantan, NusaTenggara, Maluku dan Papua sehingga pada akhir 2014 seluruh unit PLN sudah menerapkan ERP.

APKT(aplikasi pelayanan keluhan terpadu) yang lebih dikenal Call Center 123 sudah berjalan diJawa Bali dan beberapa Wilayah. Saat ini masih terus dikembangkan dan ditargetkan selesai semester II-2013.
AP2T (aplikasi pelayanan pelanggan terpusat) sudah terimplementasikan di semua Unit PLN. Go Live terakhir di Wilayah Aceh pada tanggal 14 Desember 2012.

Lalu dimana kekurangan menjadi perusahaan modern?

Untuk menjadi perusahaan modern, PLN masih banyak harus berbenah. Selain menerapkan otomatisasi proses bisnis seperti EAM ini, perlu juga didukung sikap perilaku modern seluruh pegawai PLN. Modern dalam konteks manajemen aset ini adalah menghargai data sebagai suatu sumber daya utama dengan sikap disiplin dalam mengupdate data aset, disiplin menerapkan proses bisnis berbasis aplikasi. Intinya menjaga integritas data !

Disamping integritas data, maka perilaku modern yang utama adalah menerapkan budaya “PLN Bersih, No Suap” seperti yang sudah dideklarasikan oleh PLN bersama mitra kerja – rekanan, kontraktor, supplier/pemasok barang, vendor- pada hari Jumat 21 Desember 2012. Dikala “Bersih, No Suap” sudah menjadi budaya di PLN, saat itulah PLN bisa disebut modern. Yang tidak mau mendukung budaya PLN Bersih, No Suap akan ditinggal.

Selamat Natal bagi saudara-saudaraku yang merayakannya. Semoga selalu damai dalam kasih Tuhan. Selamat Tahun Baru 2013, semoga angka 13 bukanlah angka sial tetapi malah akan membawa berkah kepada PLN dan saya yakin itu !