Menggali Ide-ide Tak Terbatas Dari Orang-orang Terbaik

Oleh : Ngurah Adnyana, Direktur Operasi Jawa-Bali-Sumatera.

“Tugas terberat saya di bidang Administrasi dan Keuangan PLN Rayon adalah mengoptimalkan penggunaan kas kecil secara efektif dan efisien, agar terhindar dari tindakan korupsi. Kas kecil di Rayon adalah sebesar 50 juta perbulan yang dipergunakan untuk membiayai kebutuhan operasional kantor, antara lain pembelian BBM, ATK, Konsumsi, Listrik, Air, Telepon, dll.

Berdasarkan teori HTS (High Trust Society) – Integritas Data, Integritas Personil dan Budaya Kualitas – pengelolaan kas kecil di Rayon masih belum HTS. Hal ini dapat dibuktikan dari bukti-bukti penggunaan kas kecil yang sebagian besar terdiri dari bukti transaksi tulis (nota tulis) yang menurut analisa saya berpotensi adanya tindakan korupsi. Sebagai contoh:
Bukti-bukti pembelian BBM terdiri dari beberapa nota / bukti pembelian yang ditandatangani oleh 1 orang petugas SPBU. Secara logika hal ini tidak mungkin terjadi karena petugas SPBU tidak mungkin 1 orang (integritas data kurang bagus).
Harga satuan yang dibayar PLN untuk pembelian kebutuhan operasional lebih tinggi dari harga pasar (integritas personil kurang bagus)“.

Itulah yang ditulis oleh Made Edy Wahyudi, salah satu peserta LCYP (Leadership for Committed Young People) atas pertanyaan yang diajukan saat training LCYP dilaksanakan: “Apa masalah terbesar yang anda lihat di unit Anda dan bagaimana Anda berkontribusi maksimal untuk solusi masalah tersebut?”

Selanjutnya Made Edy Wahyudi, generasi muda PLN yang bertugas di Rayon Karangasem – Bali, menulis :
“Untuk mengatasi masalah tersebut, pada bulan Maret 2013 saya membuat kebijakan pembelian BBM untuk kendaraan di Rayon harus di SPBU yang menerbitkan bukti pembelian cetak mesin. Hasilnya, pembelian BBM untuk kendaraan dinas di Rayon yang semula Rp. 4.921.500 rata-rata perbulan, turun menjadi Rp 2.210.500 dengan rasio efisiensi sebesar 32.62% (rasio jumlah hari kerja). Ini baru di kantor Rayon saja.
Saat ini saya sedang menyusun makalah “Pengendalian Intern Pengelolaan Kas Kecil Melalui Bukti Transaksi Cetak Mesin” untuk bisa ikut pada Champion Produk April 2013. Saya berharap di masa yang akan datang bukti pembelian tulis dapat diminimalisir, sehingga penggunaan kas kecil dapat berjalan secara efektif dan efisien. Saya juga berharap metode ini bisa berlaku di seluruh unit PLN.”

Inilah kegiatan sederhana yang dikerjakan secara sederhana tetapi memberikan dampak yang besar. Pertanyaannya, apa yang bisa kita pelajari dari cerita tersebut di atas?

Pertama, walaupun PLN Bersih, No Suap sudah dideklarasikan oleh Dirut dan mitra kerja, ternyata tidak mudah menerapkannya pada semua pegawai PLN sampai ke unit-unit terkecil. Kegiatan mendasar ini perlu dikawal langsung oleh GM dan Manajer.
Kedua, dengan memberi akses dan kesempatan pada semua pegawai untuk berpendapat, manajemen PLN bisa mendapat masukan yang sangat berharga untuk perbaikan sistem kerja dan proses bisnis. Ini salah satu ciri dari perusahaan sehat yang sedang tumbuh.
Ketiga, anak muda PLN mempunyai kepekaan akan praktek-praktek “tidak bersih” di sekitarnya. Ini patut disyukuri dan harus terus ditumbuhkan.

Disamping pengendalian kas kecil seperti yang disampaikan Made Edy Wahyudi, saya banyak mendapat masukan dari peserta LCYP yang sebelumnya tidak terpikirkan. Kami berpikir semua berjalan baik, ternyata ada kendala di lapangan.

Contohnya penyediaan MDU (Material Distribusi Utama). Dengan pengadaan MDU secara JProc (Joint Procurement) untuk kebutuhan satu tahun, kami berpikir ketersediaan MDU khususnya untuk melayani pelanggan baru sudah tidak menjadi masalah. Tetapi masukan dari peserta LCYP, di Rayonnya MDU terhambat. Lho…kok bisa? Ada apa?

Ketika ditelusuri lebih jauh, ternyata persediaan MDU di Areanya memang tidak masalah, tetapi ketersediaan MDU di Rayon menjadi masalah. Koordinasi antara Area dan Rayon ada masalah. Manajer Area tidak mengendalikan persediaan material di Rayon karena sistemnya tidak tersedia. Atas masalah ini, sang anak muda saya minta membuatkan sistem pengendaliannya sehingga tidak jadi masalah lagi.

Di luar kedua masalah di atas, masalah terbanyak yang disampaikan anak muda adalah masalah mindset teman-teman seniornya yang susah menerima perubahan. Tetapi akhirnya mereka juga bisa mengatasi masalahnya dengan caranya sendiri.

Saat berbincang di Area Jambi, saya berikan satu pertanyaan pada anak muda, “Apa tantangan utama yang Anda lihat di tempat Anda bertugas?”
Resi Seto yang mempunyai latar belakang hukum dan ditugaskan di bidang SDM, menjawab: “Masalah mindset teman-teman yang masih terkotak-kotak.”
Ketika saya tanyakan lebih lanjut: “Bagaimana Anda menyelesaikan masalah tersebut?” Seto menjawab “Saya mencoba berkawan dengan semua pegawai dan menjadi penengah di antara kotak-kotak itu Pak.”

Di Jambi saya juga melihat semangat besar dari para seniornya. Bu Yanti – Manajer Rayon Sebrang Kota, Jambi – pewaris semangat Kartini yang baru diangkat menjadi Manajer, saya tanya: “Setelah menjadi Manajer, keunggulan apa yang akan Ibu wujudkan di Rayon Sebrang Kota?“
Dengan sigap bu Yanti menjawab: “Saya akan menjadikan Rayon Sebrang Kota menjadi rayon terbaik se-Sumatera” Ketika saya desak lagi “Terbaik di bidang apa?”
Bu Yanti menjawab: “Terbaik dari seluruh indikator kinerja Pak”. Wow….bagus sekali, Kereen…. Kita tunggu hasil perjuangan bu Yanti, Kartini Area Jambi.

Semangat seperti inilah yang diharapkan muncul dari semua pegawai, semua Manajer Rayon, Manajer Unit se-Indonesia, baik dari yang senior maupun yang junior.

Moral dari cerita di atas adalah manajemen cukup memberikan kesempatan pada pegawai (senior dan junior) untuk berani menyampaikan masalahnya. Mereka sendiri yang akan membuat solusinya. Sederhana bukan? Inilah intisari kepemimpinan (leadership).

Memberi kesempatan seluruh pegawai untuk membuka masalah internal yang ada, kemudian meminta mereka mencari solusinya atau alternatif solusi untuk keputusan lebih lanjut. Syaratnya, sang pemimpin (GM dan para Manajer) harus berani membuka diri menerima masukan dan pendapat dari staf. Berani mengambil posisi sebagai pemimpin – bukan hanya sebagai komandan yang mempunyai wewenang, tetapi juga sebagai orang tua (bapak-ibu) yang mempunyai kewajiban menjadi pengayom, penggerak, pemberi semangat kepada anak-anaknya.

Tokoh pendidikan nasional Indonesia Raden Mas Soewardi Soerjaningrat yang mulai 1922 dikenal dengan nama Ki Hajar Dewantara sudah mengajarkan “ing ngarsa sung tulada, ing madya mangun karsa, tut wuri handayani.” Artinya seorang guru atau pemimpin haruslah bisa memerankan posisinya dengan tepat: di depan, seorang pemimpin harus memberi arah, teladan atau contoh tindakan yang baik (ing ngarsa sung tulada); di tengah, pemimpin harus menciptakan prakarsa dan memberi kesempatan untuk terbangunnya ide-ide baru (ing madya mangun karsa) dan dari belakang seorang pemimpin harus bisa memberikan dorongan dan semangat kepada anggotanya untuk maju (tut wuri handayani).

Kalau sang pemimpin menganggap dirinya paling pintar, paling benar sendiri, dia tidak akan menghasilkan apa-apa.

Dalam bahasa yang senada, di Crottonville – The John F. Welch Leadership Development Center – kampusnya para pemimpin perusahaan GE (General Electric), Jack Welch menulis “Masa depan GE akan berlandaskan nilai-nilai luhur yang memandu keseharian kita: saling percaya yang tak berujung, tak terpuaskan dan kehausan tak terbatas pada ide-ide dan orang-orang terbaik di dunia.”

Jadi sama saja, pemimpin harus mendorong terbangunnya ide-ide baru dari anggotanya.

Dalam rangka menggali ide-ide tak terbatas dari orang-orang terbaik untuk kemajuan PLN, silahkan jawab dua pertanyaan dibawah ini dan kirimkan ke email bodnote@pln.co.id.

1. Apa tantangan utama yang Anda temukan di tempat Anda bertugas?
2. Bagaimana Anda berkontribusi maksimal memberi solusi pada tantangan tersebut?

Jawaban ditunggu paling lambat 8 Mei 2013. Saya berharap ide-ide tak terbatas banyak muncul dari para Kartini PLN.
Selamat hari Kartini 2013.