PLN UIP XIII TERAPKAN AMS

TRAINING AMSPLN UIP XIII resmi menerapkan AMS (Aplikasi Manajemen Surat) dalam pengelolaan administrasi persuratannya. Jumat, (13/09) sebanyak 70 pegawai PLN UIP XIII dari Bidang Perencanaan, Bidang OPK, Bidang KSDM, Bidang HKP dan PLN UPK Ring Sulawesi 3, mengikuti training AMS di Aula Lantai 4 PLN UIP XIII. Selama 30 menit, peserta mendengarkan presentasi singkat mengenai AMS yang disampaikan oleh Agus Prasetiawan dari Tim AMS PLN Disjatim, yang dilanjutkan dengan Tanya jawab. Setelah itu, pelatihan dilanjutkan dengan uji coba pemanfaatan AMS oleh seluruh peserta yang hadir didampingi oleh Tim AMS PLN Disjatim.

AMS adalah aplikasi komputer sebagai sarana pengelolaan administrasi kesekretariatan berupa surat non rahasia, produk hukum, surat bentuk khusus maupun nota dinas dan pendistribusian softcopy surat serta sentralisasi arsip di lingkungan PLN yang dapat diakses melalui media intranet maupun internet. AMS memiliki sejumlah keunggulan dibandingkan model pengelolaan administrasi persuratan yang selama ini diterapkan di PLN.

Penggunaan AMS dapat mempermudah dan mempercepat pendistribusian, penelusuran, pemantauan terhadap arsip surat menyurat dan tindaklanjut disposisi baik surat eksternal maupun internal. Mereduksi biaya penggandaan dokumen kedinasan dan lampirannya beserta jasa pengirimannya, dan mendukung program 5S, GCG & HTS.

“Teknologi AMS memungkinkan pengelolaan persuratan tanpa menggunakan kertas (less paper), jika selama ini lembar disposisi harus dicetak maka dengan AMS hal itu tidak akan dibutuhkan lagi. Fasilitas yang disediakan AMS memungkinkan pendistribusian surat dalam bentuk softcopy,” terang Agus Prasetiawan, anggota Tim AMS PLN Disjatim.

Kemudahan lain yang dapat dirasakan dengan memanfaatkan AMS adalah pengguna AMS  dapat mengakses surat yang ada di kotak masuk kapanpun dan dimanapun melalui media intranet, dan internet. “Walaupun kita sedang berdinas ke luar kota, kita dapat memonitoring dan membaca surat yang masuk, bahkan langsung memberikan disposisi sebagai jawaban atau tindaklanjut surat yang ada,” lanjut Agus Prasetiawan.

Mengawali pengoperasian AMS, setiap pengguna harus melakukan pendaftaran dengan terlebih dahulu  memiliki account active directory, setelah itu user mengakses alamat AMS dan memasukkan user serta password active directory, jika  sistem menyatakan user dan pasword active directory valid, maka user wajib mengisi data wilayah kerja dan jabatan, kemudian user menunggu verifikasi dari Administrator AMS yang akan melakukan aktivasi user sesuai dengan kewenangan yang dimiliki oleh pengguna, dalam hal ini notifikasi dikirimkan via Email. Setelah diverifikasi oleh Admin AMS, untuk selanjutnya user dapat menggunakan dan mengoperasikan AMS. <nIA>